La comunicación interna dentro de las organizaciones aún es una materia pendiente. Se tiene la falsa creencia de que todo profesional al interior de la organización está capacitado para esta actividad y no ven la necesidad de un plan de comunicación interna. Una pregunta recurrente es ¿para qué voy a invertir en comunicación interna si todos los que están a mi cargo me entienden claramente?
Reflexionando sobre la pregunta anterior habría que pensar si esto realmente ocurre así. ¿Está usted seguro que toda la gente que trabaja o colabora entiende claramente sus indicaciones? Puede ser que con los años de interacción con los colaboradores más cercanos simplemente una palabra o una sencilla explicación todo quede resuelto. Pero este tipo de comportamientos no es lo habitual. La norma general indica que dentro de una organización las personas tienen diversas experiencias laborales y profesionales, y no siempre una palabra o una indicación quedan del todo claros.
Y aquí viene el primer problema que se relaciona con la comunicación interna ¿Cómo se comporta usted frente las personas cuando da indicaciones y no le entienden? ¿Usted es una persona abierta y tiene buena disposición para explicar lo mismo con otras palabras?, ¿O es una persona que no tolera que sus empleados no entiendan algún tema? Asumir que las otras personas entienden exactamente lo usted quiere decir es un error en el que todos hemos caído alguna vez. Según Richard Heyman “Para crear una cultura de la comprensión, debemos saber que en la práctica las palabras no tienen un solo significado. Por consiguiente, debemos determinar de qué modo comunicaremos el significado exacto a las personas de nuestras organizaciones”
Una técnica de comunicación interna para este tipo de casos, desde la posición del líder, es preguntar a su interlocutor si entendió las indicaciones y que luego, por favor repita las indicaciones, con esto para reconocer si captó plenamente las ideas generales. Desde la posición del que recibe las indicaciones, este debe preguntar, repreguntar o parafrasear las indicaciones, con esto ambas personas tendrán una mayor sensación de seguridad. “La comunicación no es sólo información compartida; es interpretación compartida”, dice Heyman.
Obviamente, para que exista este ejercicio de preguntar, repreguntar y parafrasear debe existir un ambiente de confianza. Porque en situaciones donde hay autoritarismo las preguntas, las interpretaciones y parafraseos entre los interlocutores desaparecen y se instala el miedo y el silencio. Hay que entender bien que cuando se realizan preguntas no es que el empleado sea un tonto, solo quiere tener las cosas claras. Así que usted como jefe debe desarrollar la capacidad y la actitud de recibir y contestar las preguntas de sus empleados si quiere ser un mejor líder.
En el marco de las organizaciones o empresas cuando tengan reuniones de trabajo provoque un ambiente laboral donde usted y sus empleados puedan preguntar, repreguntar, interpretar y parafrasear los temas o las indicaciones. Esto provocará que los procesos sean más rápidos y con menos dificultades que podrían ocasionar pérdidas económicas.
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